Accueillir le congrès

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Chers membres estimés du CUSMA,

En ma qualité de président, je vous adresse ce message à l'occasion de la préparation de l'accueil de nos prochains congrès au sein de nos collectivités. Ces rassemblements revêtent une importance capitale pour notre organisation, représentant des moments clés où nous façonnons ensemble le futur de notre club.

Je souhaite saisir cette opportunité pour vous inviter chaleureusement à vous engager pleinement dans ce processus d'accueil en ayant tous les éléments en votre possession. Votre hospitalité et votre soutien sont essentiels pour assurer le succès de ces événements cruciaux. En ouvrant vos portes à nos membres et à notre éditeur, vous contribuez non seulement à renforcer les liens au sein du CUSMA, mais également à promouvoir la coopération et l'échange constructif entre nos régions.

L'accueil des congrès est bien plus qu'une simple formalité logistique. C'est l'occasion de démontrer notre solidarité, notre ouverture d'esprit et notre engagement envers nos valeurs communes. Ensemble, nous pouvons créer un environnement propice à des discussions fructueuses, à des partenariats durables et à des initiatives innovantes.

Je vous encourage donc à vous impliquer activement dans la planification et l'organisation de ces événements, en mettant en avant vos ressources, votre expertise locale et votre passion pour le progrès communautaire. Votre contribution ne passera pas inaperçue, et votre engagement sera grandement apprécié par l'ensemble de notre communauté CUSMA.

En conclusion, je tiens à exprimer ma profonde gratitude à nos collectivités hôtes pour leur volonté et leur dévouement à accueillir nos assemblées générales. Ensemble, faisons de ces événements des moments mémorables, empreints de collaboration, d'inspiration et de succès.

Dans l'attente de travailler main dans la main avec vous pour la réussite de ces rencontres cruciales, je vous adresse mes salutations les plus cordiales.

Charles BONO

Président

Grandes lignes du déroulement

Le congrès se déroule, en règle générale, la première semaine d’octobre.

Mercredi à partir de 13h30

Accueil
Allocutions
Table ronde sur un sujet
Table ronde sur un second sujet
Visite

Jeudi matin à partir de 8h

Accueil
AG du Club
Commissions transversales
Temps du déjeuner (reprise à 14h)
Ateliers des différentes commissions métiers (3 en simultanées) - Pause
Soirée de gala (départ à 19h30)

Vendredi matin à partir de 8h30

Accueil
Assemblée plénière de Berger Levrault
Fin de l’assemblée plénière de Berger Levrault
Allocution de clôture
Déjeuner

Organisation matérielle

A la charge de l'accueillant

Salles

Réservation des salles avec vidéoprojecteur, wifi, micro :

1 salle de 200 personnes sur 4 demi-journées
1 salle de 90/100 personnes pour 2 demi-journées
1 salle de 80 personnes sur 2 demi-journées
1 salle de 30/40 personnes sur 1 demi-journées
1 salle pour les repas du midi avec possibilité de manger debout pour 200 personnes

Organisation, contact et accompagnement

Café d'accueil et pauses
Visites et animations
Conseils pour l'organisation du gala (lieux et traiteurs potentiels)

Pour les hôtels c’est le Cusma qui gère : fournir éventuellement quelques adresses d’hôtels proches du lieu du congrès

A la charge du Cusma

Réservation des hôtels
Organisation du gala

Prise en charge financière

Par la collectivité

Selon le souhait de la collectivité, et sans obligation, le plus souvent :

Pot d'accueil
“Petits cadeaux” pour les congressistes
Animation soirée de gala

Par le club

Repas
Hôtels (delta du remboursement collectivité agent)
Soirée de gala
Visites payantes

Les bénéfices pour la collectivité

Mise en valeur du territoire avec une visite guidée des lieux (200 congressistes provenant de toute la France)
Les retombées financières pour la collectivité accueillante entre 150 et 200 chambres pour une ou plusieurs nuits sur la commune ou alentours, traiteurs, soirée de gala... (en moyenne 50 000€)
Exonération de la cotisation pour l’année N+1 pour la collectivité qui accueille le congrès